Cómo han influenciado las nuevas tecnologías en los sistemas judiciales

Las nuevas tecnologías pueden verse en cualquier ámbito de la actividad humana actual. Por eso, no sorprende que también están presentes en los sistemas de impartición de justicia, modificando los procesos y haciendo que sean más accesibles.

Esto no significa que la transición sea sencilla, puesto que las personas implicadas deben tener conocimientos básicos del uso de dispositivos electrónicos, entre otras cosas. Aún así, es interesante notar cómo han influenciado las nuevas tecnologías en los sistemas judiciales.

Es importante recordar que cuando hablamos de sistemas judiciales no nos referimos únicamente a los juicios en los tribunales. Aunque es cierto que las audiencias judiciales son el corazón del sistema, también es cierto que a su alrededor existen una multitud de mecanismos que contribuyen a su buen funcionamiento.

Esto implica que la digitalización debe darse en todos los aspectos relacionados con un proceso en particular. Con esta idea en mente, veamos detenidamente algunos aspectos relacionados con el tema.

ContentsBase de datos digitalizada

Juicios online, impartición de justicia en medio de la pandemia

Base de datos digitalizada

El primer aspecto para la correcta impartición de justicia es la digitalización de las bases de datos disponibles. A este respecto, resalta el DNI (Documento Nacional de Identificación) que está dotado con las últimas tecnologías digitales. De esa forma, de manera inequívoca se puede llevar un registro más adecuado de los residentes y ciudadanos de España.

Por supuesto, esto contribuye a vincular con mayor facilidad las faltas administrativas al causante. Como resultado, se pueden tomar en cuenta todos los antecedentes pertinentes para la impartición de justicia en un momento dado.

Ahora bien, una base de datos digital es un paso enorme para la impartición de justicia a través de mecanismos tecnológicos. Sin embargo, la misma naturaleza del almacenamiento de datos a través de medios electrónicos conlleva a modificar la impartición de justicia en otros aspectos. Para que los mecanismos antes mencionados pudieran funcionar correctamente fue necesario revisar las leyes aplicables, especialmente las relacionadas con la protección de datos.

Por supuesto, crear y mantener una base de datos digital implica procesar y archivar información personal, que habitualmente es considerada como privada. Ahora bien, ¿en qué momento se vuelve obligatorio entregar a terceros los datos contenidos en una base digital?, ¿qué sanciones se deben aplicar a quienes traten de forma indebida los datos que están a su cuidado? ¿Y qué implica usar indebidamente los datos digitales?

Pues bien, los legisladores han tomado en cuenta todos estos factores en el momento de desarrollar leyes aplicables a cada caso. Pero todo lo anterior nos da una idea del alcance de las nuevas tecnologías en la impartición de justicia.

Juicios online, impartición de justicia en medio de la pandemia

Es un hecho innegable que la impartición de justicia no puede detenerse indefinidamente. Sin embargo, en el marco de la crisis actual generada por el sars-cov-2, surgió la necesidad de buscar mecanismos que permitieran agilizar los procesos sin poner en riesgo la salud de las personas.

En este marco se han programado audiencias a través de internet, específicamente utilizando los mecanismos de videoconferencia. Desde la óptica de los expertos esto representó un adelanto considerable en el uso de las nuevas tecnologías en la impartición de justicia.

Sin embargo, lo cierto es que el desconocimiento de los magistrados, jueces, abogados, demandantes y acusados de las plataformas disponibles para las videoconferencias hace que el proceso no sea tan fluido como se esperaría.

Todo lo anterior nos muestra que existe todavía un buen trecho que recorrer antes que las nuevas tecnologías se incorporen eficazmente en los sistemas judiciales. Mientras tanto, sin importar los mecanismos que se utilicen, en caso que tengas que comparecer ante un juzgado, encuentra un abogado que se desenvuelva eficazmente con los avances tecnológicos.

Cómo han influenciado las nuevas tecnologías en los sistemas judiciales (lemontech.com)

Transformación digital: ideas de negocio para el sector legal

La especie que sobrevive es la que mejor se adapta y se ajusta al entorno cambiante en el que se encuentra, ya lo decía Darwin; y su teoría, muy vigente, inspira las ideas de negocio más innovadoras en el sector legal. De hecho, la forma en que las empresas se adapten a cambios fuera de su control puede resultar muy reveladora de su éxito futuro.

Contents¿Por qué la transformación digital es necesaria en la industria legal?

Ideas de negocio para la “nueva normalidad” del mercado jurídico

¿Por qué la transformación digital es necesaria en la industria legal?

La profesión jurídica es notoriamente lenta para aceptar el cambio. Sus practicantes reacios al riesgo, protegidos por capas de regulación, frecuentemente examinan de forma meticulosa los precedentes y el trabajo de casos.

Pero, ya antes de la pandemia, las firmas de abogados se enfrentaban a retos sin precedentes que exigían su rápida atención y adaptación:Las expectativas de los clientes están cambiando.

La tecnología está teniendo un impacto cada vez mayor.

Están surgiendo nuevos competidores de bajo coste que llegan listos para hacerse con una porción del mercado.

En todos los niveles, el problema es que las empresas no están orientadas hacia las soluciones, y ello les ha llevado a tardar en comprender la importancia de los avances y capacidades tecnológicas. A una forma de trabajar eminentemente teórica, se suma el problema de la brecha generacional.

En el estudio, los socios que están cerca de la jubilación pueden pensar que el status quo está bien, lo que crea el problema de que las personas con más autoridad para impulsar el cambio pueden estar entre las más improbables de fomentarlo.

En general, los abogados más jóvenes aceptan más que la profesión está cambiando y que es preciso continuar explorando nuevas tecnologías que puedan integrarse en sus firmas para enfrentar nuevos desafíos competitivos.

Gran parte de la presión para adoptar la tecnología hoy proviene de:La necesidad de satisfacer las demandas de los clientes, que han demostrado estar buscando una reducción del gasto legal y una mayor eficiencia.

La posición en la que se encuentran las firmas al comprobar la aparición de una nueva competencia en forma de proveedores alternativos de servicios legales.

Las medidas que cada país impone para luchar contra el COVID-19, que incluyen el confinamiento y, con ello, el trabajo remoto de los profesionales de las leyes con sus clientes. Tal y como se recoge en el estudio de la CEPAL Sectores y empresas frente al COVID-19: emergencia y reactivación, “el distanciamiento social ha acelerado la transformación digital e impulsado procesos que buscan aumentos de la productividad y la eficiencia”.

Para enfrentarse a estos desafíos, es de vital importancia que las firmas de abogados de hoy obtengan el máximo valor de la implementación de eficiencias tecnológicas. Esto se puede lograr centrándose en áreas donde es probable que las soluciones elegidas tengan un impacto significativo.

Las firmas de abogados deben considerar redoblar sus esfuerzos para asegurarse de aprovechar los beneficios que ofrece la innovación de servicios (como la automatización y otros avances tecnológicos) para adaptarse a los nuevos tiempos de pandemia y asegurarse de que dichas innovaciones no concedan una ventaja competitiva significativa a los competidores recién llegados y a los crecientes departamentos legales corporativos internos.

Ideas de negocio para la “nueva normalidad” del mercado jurídico

El ritmo acelerado de la transformación tecnológica en el campo legal ha creado un cambio significativo en la forma de hacer negocios, y las firmas de abogados ciertamente se han dado cuenta. Según una reciente encuesta, “la gran mayoría de los líderes de los estudios de abogados cree ahora que una mayor competencia de precios, la mercantilización del trabajo legal, las tecnologías inteligentes y los nuevos tipos de competencia, son una parte permanente del panorama legal”.

La rápida adaptación al cambio es fundamental para el éxito sostenido. Eso se ilustra con las acciones que los líderes de las firmas de abogados están tomando ahora, especialmente en los últimos meses, para alinear los precios, la eficiencia y la cantidad de personal con las expectativas del cliente:El 19% de los líderes de los bufetes de abogados informan haber dado el paso de rediseñar los procesos de trabajo, según datos del citado estudio.

A su vez, un 43% de estos encuestados asegura que la automatización ha resultado en mejoras significativas en el desempeño. Las empresas de hoy también están aprovechando las nuevas herramientas que agilizan las actividades de creación de gráficos, informes y presentaciones, el almacenamiento, la recuperación y el intercambio de documentos de diligencia debida. Estas soluciones de software pueden ahorrar horas de trabajo manual y eliminar errores, lo que libera tiempo que se puede dedicar a tareas de mayor valor.

Entre las ideas de negocio que las firmas de abogados pueden adoptar para mejorar sus modelos, se encuentran las siguientes:El abogado en casa. Si las medidas de confinamiento impiden reunirse en persona con los clientes, se le pueden enviar a su domicilio todos los documentos a firmar, vía telemática. Además, una reunión en línea servirá para aclarar todas las dudas que puedan surgir. Sistemas seguros de firma electrónica, pasarelas blockchain para el intercambio documental y aplicaciones como Zoom o Skype para las videoconferencias servirán de ayuda.

La firma de abogados sin departamento contable. Realizar una gestión masiva de facturas es posible sin designar un área específica del estudio a esta tarea. Gracias a herramientas que permiten la facturación electrónica, como TimeBillingX, las tareas rutinarias se agilizan y comienza el ahorro. Los ingresos llegan a la vez que va aumentando la rentabilidad de la firma, que recibe pagos a tiempo, no olvida incluir ninguna hora facturable en sus cobros y mejora su control sobre las cuentas por cobrar.

El apoyo al poder judicial en línea. Algunas soluciones tecnológicas facilitan a los profesionales de las leyes conectarse y sincronizarse con los Poderes Judiciales al hacer posible la gestión de los juicios de forma online. CaseTracking es una de las herramientas que hacen esto posible, y a la vez es una de esas ideas de negocio que rentabiliza la inversión tecnológica al hacer realidad un seguimiento del proceso 100 % online.

La transformación digital es clave para la supervivencia de las firmas jurídicas, tanto en lo que respecta a la eficacia de sus procesos internos, como a sus relaciones e imagen proyectada al exterior.

La famosa teoría de Charles Darwin sobre la evolución no solo se aplica a la naturaleza, sino también a las ideas de negocio en la industria legal. La tecnología es hoy el facilitador que hace posible la adaptación de las firmas de abogados a su entorno y permite su ajuste al ecosistema cambiante en el que se encuentran.¿Buscas mejores resultados empresariales a largo plazo?

Transformación digital: ideas de negocio para el sector legal - Legaltech (lemontech.com)

Gestión del tiempo para abogados: 5 estrategias que debes conocer

La gestión del tiempo para abogados ayuda a que los letrados puedan invertir menos horas laborales y garantizar la calidad de los resultados para sus clientes. Esto se debe a que las estrategias para la administración del tiempo, facilitan un mayor equilibrio entre el rendimiento de cada miembro y la calidad del trabajo producido, lo cual tiene un impacto favorable en la rentabilidad y productividad del negocio.

¿Qué es la gestión del tiempo para abogados?

La gestión del tiempo para los abogados representa un importante factor para mejorar la productividad, pues se entiende como el conjunto de prácticas, estrategias y procesos aplicados con el objetivo de optimizar la administración, planificación y uso de las horas laborales. Esto, a fin de aumentar el nivel de rendimiento y eficiencia de los letrados.

Importancia de la gestión del tiempo para abogados

Sin la correcta gestión del tiempo, abogados y empresas tendrían dificultades no solo para responder eficientemente a la demanda de los clientes, sino también para identificar aquellos factores que podrían afectar el rendimiento de los letrados, perjudicando su motivación en el trabajo, y en consecuencia disminuyendo la calidad y la rentabilidad del servicio.

De hecho, a raíz de la nueva normalidad del teletrabajo los profesionales jurídicos se enfrentan a diferentes desafíos durante su jornada, de acuerdo con el Attorney Workload and Hours Survey, entre estos tenemos:72% presenta dificultad para desconectarse del trabajo.

54% presenta dificultad para concentrarse en sus actividades laborales.

52% asegura que existe mayor carga de trabajo y responsabilidades laborales.

Al darle prioridad a la gestión del tiempo, abogados y demás miembros pueden administrar con mayor precisión sus actividades e invertir de forma inteligente sus horas laborales. Es decir que, al organizar y medir el tiempo de trabajo se da apertura al uso consciente de este, así como a la implementación de soluciones estratégicas que favorezcan el desempeño del profesional.

Asesoría para maximizar el valor de tu firma

Estrategias para la administración y gestión del tiempo para abogados

Aunque se trate de una práctica importante, para nadie es un secreto que la gestión del tiempo para abogados y demás players del sector, así como llevar un óptimo control del tiempo puede verse afectado por tareas administrativas, interrupción del trabajo para responder correos, compromisos personales, etc.

Por esta razón, a continuación te presentamos 5 estrategias para la gestión del tiempo de despachos jurídicos que ayudan a la optimización del tiempo y al incremento de la productividad laboral.

1. Uso de agendas digitales

Las agendas digitales son instrumentos muy conocidos para la gestión del tiempo de abogados. Debido a su versatilidad, permiten el acceso a la información casi desde cualquier dispositivo. En este sentido, una agenda para abogados facilita organizar las actividades profesionales y personales, de modo que no coincidan compromisos y se pueda apartar un periodo de tiempo limitado para cada actividad.

Echar un vistazo a los compromisos del día siguiente al terminar nuestra jornada, así como a las actividades diarias antes de iniciar nuestras labores ayuda a refrescar la memoria, y a tener una idea clara y organizada de ese día.

2. Listas de prioridades

Las listas de prioridades son un excelente instrumento para la gestión del tiempo, pues dentro de todas las labores que realizan los abogados en su jornada laboral permiten dar jerarquía a las actividades, desde las más urgentes e importantes a las menos prioritarias.

Para otros, resulta más práctico organizar estas listas desde las actividades más sencillas de completar a las más complejas a modo de aligerar la carga de trabajo de forma eficiente. Lo recomendable, es realizar estas listas antes de comenzar la jornada laboral.

3. Técnica pomodoro

El pomodoro es una técnica que consiste en usar un temporizador para dividir y medir el tiempo de trabajo en intervalos fijos de 25 minutos conocidos como pomodoros, con periodos de descanso intermedios de 5 minutos, y al cumplirse cuatro pomodoros se toma un descanso de 15 minutos.

El uso valioso de esta estrategia para la gestión del tiempo de abogados es que se adapta al tiempo de productividad de cada profesional. Es decir, los pomodoros pueden ajustarse a una cantidad de minutos en la que el letrado pueda mantenerse completamente enfocado, ya sea 25, 30 o 40 min. Además, existen apps y extensiones de ordenador que proporcionan gratuitamente este instrumento.

4. Ambiente seguro de distracciones

Es normal olvidar la importancia de contar con un ambiente adecuado para el trabajo. La gestión del tiempo para abogados no solo consiste en instrumentos y técnicas para manejar las horas laborales, sino también requiere de un espacio libre de distracciones.

Como medidas para manejar y aprovechar el tiempo de manera apropiada, tenemos:Utilizar herramientas de naturaleza legal y profesional, de modo que no deba recurrir a redes sociales u otros medios digitales que puedan afectar su concentración en el trabajo.

Desactivar las notificaciones de aquellas plataformas que sean distractoras en su jornada.

Si se trabaja desde casa, establecer un convenio con los miembros del hogar para no interrumpir el trabajo del letrado a menos que sea estrictamente necesario.

Es recomendable que el espacio físico para el trabajo, sea únicamente reservado para este propósito. De modo que, factores ajenos al trabajo no afecten la concentración del profesional.

5. Delegar y distribuir tareas

Delegar y distribuir las actividades de manera estratégica es una forma provechosa de gestión del tiempo para abogados, pues fomenta el trabajo colaborativo, disminuye el estrés, así como la carga de tareas para cada miembro del equipo.

Así, se trata de dividir y organizar las actividades que sean de naturaleza similar y asignarlas a un profesional o grupo de miembros, de manera que la ejecución de una permita adelantar, facilitar o acelerar la ejecución de las otras.

Herramientas para la gestión del tiempo de los abogados

Las firmas cuentan con el apoyo de tecnología que facilita las prácticas de gestión del tiempo de equipos jurídicos. Las herramientas para abogados están diseñadas para automatizar y agilizar tareas repetitivas y monótonas, lo cual permite a los letrados invertir sus horas en actividades más productivas y rentables.

Una de las herramientas para la gestión del tiempo más populares en Latinoamérica es TimeBillingX de Lemontech, un software especializado en el registro de horas laborales automático. Asimismo, su dashboard permite planificar y hacer seguimiento de tareas, así como proyectos por abogado, generando reportes de productividad y rentabilidad por miembro, proyecto y cliente. Además, como factor importante a favor de la gestión del tiempo para abogados, esta herramienta automatiza los procesos de facturación y cobro masivo a clientes.

Otra herramienta que permite a los abogados agilizar sus horas laborales es CaseTracking, un software especializado en la gestión de carteras judiciales. Disminuyendo el tiempo que los letrados dedican a la gestión de actividades de naturaleza jurídica, pues automatiza el seguimiento de procesos judiciales al sincronizarse con las páginas de consulta de los tribunales en varios países de Latinoamérica.

De esta forma, el equipo puede concentrar sus esfuerzos en mejorar la experiencia de los clientes y ejecutar con mayor eficiencia sus labores jurídicas proporcionando ventajas significativas a la firma dentro del mercado.

Gestión del tiempo para abogados: +5 estrategias que debes conocer. (lemontech.com)

5 estrategias que mejoran la productividad en firmas de abogados

Las firmas de abogados y los departamentos legales modernos buscan constantemente nuevas formas de aumentar su eficiencia y estrategias para mejorar la productividad. Necesitan hacer frente al problema de la acumulación de tareas, de ese trabajo que se va postergando y, al final, nunca se hace.

Cuando se abordan problemas urgentes, hay problemas emergentes y “dormidos” con los que lidiar. Como resultado, no llegan a alcanzarse los objetivos esperados, aumenta el estrés de los profesionales y disminuye la satisfacción de los clientes.

Pero existen formas de hacer más en menos tiempo y garantizar que todos se concentren en los asuntos más importantes. ¿Te interesaría conocer las estrategias que hacen posible mejorar la productividad?

ContentsMétodos y estrategias para mejorar la productividad de la firma de abogados

Áreas donde se pueden conseguir mayores avances para mejorar la productividad

Métodos y estrategias para mejorar la productividad de la firma de abogados

Las herramientas de software tienen el potencial de revolucionar la forma en que operan e innovan las firmas de abogados ayudándoles, al mismo tiempo, a conseguir esos objetivos de eficiencia y rendimiento. El resultado es un impulso a la agilidad de los procesos y a las ganancias.

A día de hoy, la adopción de tecnología ocupa el cuarto lugar entre los principales desafíos a los que se enfrentan las firmas de abogados, en particular detrás de la presión que sufren las tarifas, la ciberseguridad y la eficiencia operativa (Aderant).

No obstante, existe una gran cantidad de opciones que permiten a los abogados hacer un mejor uso de su tiempo y, por eso, resulta esencial encontrar las soluciones adecuadas que agreguen valor al estudio, a la vez que elevan la satisfacción de sus clientes.

8 problemas que afectan la productividad y cómo solucionarlos para ser más rentable

Áreas donde se pueden conseguir mayores avances para mejorar la productividadDiferenciación de lo urgente y lo importante. La capacitación adecuada permitirá que todos los profesionales que trabajan en el estudio comprendan la diferencia entre ambos conceptos. Una vez asimilados, cada día habrá que evaluar los casos y las tareas pendientes para asegurarse de priorizar los que se consideren urgentes. Con un buen sistema de clasificación, el personal puede dirigir a los clientes a los recursos que mejor les ayudarán, permitiendo que los abogados y profesionales de apoyo se concentren en las cuestiones que necesitan su atención especializada.

Establecimiento de indicadores de rendimiento. Las métricas permiten medir actividades y gastos con precisión. A la vista de estos datos se puede averiguar si los abogados están utilizando efectivamente el tiempo y los recursos o no. Este conocimiento resulta esencial para fortalecer los planes y recomendaciones, ganar ajuste y operar de manera más eficiente. Además, desde esta perspectiva resulta mucho más sencillo identificar las ineficiencias y todo lo que no genera valor, para reconducir esos procesos o eliminarlos. Cuando se dispone de esta información a nivel de gerencia o de socios del bufete de abogados es más probable que se tomen las decisiones acertadas que llevarán al estudio hacia el éxito en base a una comprensión clara de sus operaciones.

Foco en la generación de valor. Los abogados deben asegurarse de que concentran sus esfuerzos en los aspectos que son importantes para los clientes. Hacer más por hacer más no es realmente productivo, aunque pueda parecer que lo es. Pero para hallar ese valor hay que descubrir qué tareas resultan más útiles para los clientes o permiten que los clientes den su próximo paso. Centrar la atención en ellas permite mejorar la productividad sin quemar al personal. Además, conviene averiguar cuál es la principal fuente de valor del estudio y de cada profesional que forma parte de él. Normalmente reside en las relaciones con los clientes y el conocimiento de los casos y procesos, no solo en el conocimiento de un área particular del derecho. Una vez se halla el núcleo con mayor potencial generador de valor hay que trabajarlo, potenciarlo y expandirlo. ¿Sabías que la tecnología te puede ayudar a mejorar la gestión de las relaciones con los clientes?

Migración a la nube. ¿Qué pasaría si los abogados pudieran acceder al contenido necesario para trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar? La nube ofrece la posibilidad de generar más horas facturables y más tiempo para disfrutar de los frutos del trabajo. La utilización de software legal basado en la nube tiene un impacto inmediato en la eficiencia de las firmas de abogados y la satisfacción de los profesionales, que gozan de una mejor conciliación de su vida personal y laboral. De forma complementaria, se puede fijar un horario fijo de despacho, para que los clientes puedan discutir su caso o problemas relacionados con los abogados cara a cara, en un horario programado. Un modelo de organización que, combinado con el salto a la nube y la flexibilidad que implica, puede ayudar a los abogados a ser más productivos, a la vez que mejora el mantenimiento de relaciones con los clientes. ¿Sabías que un reciente estudio estima que el 83% de las cargas de trabajo se ejecutarán en la nube para 2020?

Automatización de tareas. Muchos procesos rutinarios son esenciales, pero aún consumen una gran parte del tiempo de un abogado. Por ejemplo, completar las facturas mensuales. La respuesta es la automatización. Al incorporarla como apoyo a las tareas del día a día, es la inteligencia artificial la que se ocupa de ellas, aumentando sustancialmente la eficiencia y la productividad. La tecnología no solo puede ayudar con las cuestiones más básicas, sino que también ofrece un importante soporte a la hora de trabajar en los casos, permitiendo a los abogados que puedan dedicar más tiempo a generar nuevas oportunidades de negocio, aumentar su capacidad de respuesta y mejorar la calidad del trabajo que ofrecer a sus clientes. Esta efectividad incidiría en los gastos generales, que se verían reducidos y en la competitividad, que aumentaría gracias a un equipo legal que continúa mejorando sus servicios entregables y permanece a la vanguardia de la innovación en la industria, la mejor carta de presentación. ¿Sabías que el 23% del trabajo de un abogado puede automatizarse? (CKGSearch – McKinsey Global Institute) ¿Te imaginas las ventajas de contar con una aplicación que se encargue de gestionar los ingresos mensuales, gastos, facturación y presupuestos?

Estas cinco estrategias para mejorar la productividad pueden ayudar a cualquier firma de abogados a avanzar por el buen camino, aunque dependerá de cada una saber ver el valor de las herramientas y las mejores prácticas disponibles para, no solo alcanzar el éxito, sino ser capaz de mantenerlo.

5 estrategias para mejorar la productividad de las firmas de abogados. (lemontech.com)