La gestión del tiempo para abogados ayuda a que los letrados puedan invertir menos horas laborales y garantizar la calidad de los resultados para sus clientes. Esto se debe a que las estrategias para la administración del tiempo, facilitan un mayor equilibrio entre el rendimiento de cada miembro y la calidad del trabajo producido, lo cual tiene un impacto favorable en la rentabilidad y productividad del negocio.
¿Qué es la gestión del tiempo para abogados?
La gestión del tiempo para los abogados representa un importante factor para mejorar la productividad, pues se entiende como el conjunto de prácticas, estrategias y procesos aplicados con el objetivo de optimizar la administración, planificación y uso de las horas laborales. Esto, a fin de aumentar el nivel de rendimiento y eficiencia de los letrados.
Importancia de la gestión del tiempo para abogados
Sin la correcta gestión del tiempo, abogados y empresas tendrían dificultades no solo para responder eficientemente a la demanda de los clientes, sino también para identificar aquellos factores que podrían afectar el rendimiento de los letrados, perjudicando su motivación en el trabajo, y en consecuencia disminuyendo la calidad y la rentabilidad del servicio.
De hecho, a raíz de la nueva normalidad del teletrabajo los profesionales jurídicos se enfrentan a diferentes desafíos durante su jornada, de acuerdo con el Attorney Workload and Hours Survey, entre estos tenemos:72% presenta dificultad para desconectarse del trabajo.
54% presenta dificultad para concentrarse en sus actividades laborales.
52% asegura que existe mayor carga de trabajo y responsabilidades laborales.
Al darle prioridad a la gestión del tiempo, abogados y demás miembros pueden administrar con mayor precisión sus actividades e invertir de forma inteligente sus horas laborales. Es decir que, al organizar y medir el tiempo de trabajo se da apertura al uso consciente de este, así como a la implementación de soluciones estratégicas que favorezcan el desempeño del profesional.
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Estrategias para la administración y gestión del tiempo para abogados
Aunque se trate de una práctica importante, para nadie es un secreto que la gestión del tiempo para abogados y demás players del sector, así como llevar un óptimo control del tiempo puede verse afectado por tareas administrativas, interrupción del trabajo para responder correos, compromisos personales, etc.
Por esta razón, a continuación te presentamos 5 estrategias para la gestión del tiempo de despachos jurídicos que ayudan a la optimización del tiempo y al incremento de la productividad laboral.
1. Uso de agendas digitales
Las agendas digitales son instrumentos muy conocidos para la gestión del tiempo de abogados. Debido a su versatilidad, permiten el acceso a la información casi desde cualquier dispositivo. En este sentido, una agenda para abogados facilita organizar las actividades profesionales y personales, de modo que no coincidan compromisos y se pueda apartar un periodo de tiempo limitado para cada actividad.
Echar un vistazo a los compromisos del día siguiente al terminar nuestra jornada, así como a las actividades diarias antes de iniciar nuestras labores ayuda a refrescar la memoria, y a tener una idea clara y organizada de ese día.
2. Listas de prioridades
Las listas de prioridades son un excelente instrumento para la gestión del tiempo, pues dentro de todas las labores que realizan los abogados en su jornada laboral permiten dar jerarquía a las actividades, desde las más urgentes e importantes a las menos prioritarias.
Para otros, resulta más práctico organizar estas listas desde las actividades más sencillas de completar a las más complejas a modo de aligerar la carga de trabajo de forma eficiente. Lo recomendable, es realizar estas listas antes de comenzar la jornada laboral.
3. Técnica pomodoro
El pomodoro es una técnica que consiste en usar un temporizador para dividir y medir el tiempo de trabajo en intervalos fijos de 25 minutos conocidos como pomodoros, con periodos de descanso intermedios de 5 minutos, y al cumplirse cuatro pomodoros se toma un descanso de 15 minutos.
El uso valioso de esta estrategia para la gestión del tiempo de abogados es que se adapta al tiempo de productividad de cada profesional. Es decir, los pomodoros pueden ajustarse a una cantidad de minutos en la que el letrado pueda mantenerse completamente enfocado, ya sea 25, 30 o 40 min. Además, existen apps y extensiones de ordenador que proporcionan gratuitamente este instrumento.
4. Ambiente seguro de distracciones
Es normal olvidar la importancia de contar con un ambiente adecuado para el trabajo. La gestión del tiempo para abogados no solo consiste en instrumentos y técnicas para manejar las horas laborales, sino también requiere de un espacio libre de distracciones.
Como medidas para manejar y aprovechar el tiempo de manera apropiada, tenemos:Utilizar herramientas de naturaleza legal y profesional, de modo que no deba recurrir a redes sociales u otros medios digitales que puedan afectar su concentración en el trabajo.
Desactivar las notificaciones de aquellas plataformas que sean distractoras en su jornada.
Si se trabaja desde casa, establecer un convenio con los miembros del hogar para no interrumpir el trabajo del letrado a menos que sea estrictamente necesario.
Es recomendable que el espacio físico para el trabajo, sea únicamente reservado para este propósito. De modo que, factores ajenos al trabajo no afecten la concentración del profesional.
5. Delegar y distribuir tareas
Delegar y distribuir las actividades de manera estratégica es una forma provechosa de gestión del tiempo para abogados, pues fomenta el trabajo colaborativo, disminuye el estrés, así como la carga de tareas para cada miembro del equipo.
Así, se trata de dividir y organizar las actividades que sean de naturaleza similar y asignarlas a un profesional o grupo de miembros, de manera que la ejecución de una permita adelantar, facilitar o acelerar la ejecución de las otras.
Herramientas para la gestión del tiempo de los abogados
Las firmas cuentan con el apoyo de tecnología que facilita las prácticas de gestión del tiempo de equipos jurídicos. Las herramientas para abogados están diseñadas para automatizar y agilizar tareas repetitivas y monótonas, lo cual permite a los letrados invertir sus horas en actividades más productivas y rentables.
Una de las herramientas para la gestión del tiempo más populares en Latinoamérica es TimeBillingX de Lemontech, un software especializado en el registro de horas laborales automático. Asimismo, su dashboard permite planificar y hacer seguimiento de tareas, así como proyectos por abogado, generando reportes de productividad y rentabilidad por miembro, proyecto y cliente. Además, como factor importante a favor de la gestión del tiempo para abogados, esta herramienta automatiza los procesos de facturación y cobro masivo a clientes.
Otra herramienta que permite a los abogados agilizar sus horas laborales es CaseTracking, un software especializado en la gestión de carteras judiciales. Disminuyendo el tiempo que los letrados dedican a la gestión de actividades de naturaleza jurídica, pues automatiza el seguimiento de procesos judiciales al sincronizarse con las páginas de consulta de los tribunales en varios países de Latinoamérica.
De esta forma, el equipo puede concentrar sus esfuerzos en mejorar la experiencia de los clientes y ejecutar con mayor eficiencia sus labores jurídicas proporcionando ventajas significativas a la firma dentro del mercado.
