En la actualidad, contar con un software de gestión es una de las maneras más fáciles para anticiparse a las necesidades de una firma de abogados.
Hace unos años, era usual buscar expedientes entre miles de ficheros sin éxito, medir la rentabilidad de la empresa de forma manual, o perder una notificación de uno de los mejores clientes. Pero todas estas situaciones caducaron con la llegada de la tecnología.
La pandemia sacudió la estructura del sector legal, como ocurrió de forma similar en el resto de los sectores. Ahora, para que una firma legal sea de confianza y moderna, necesita un software confiable para administrar los diversos componentes del negocio.
De esta manera se reduce el tiempo de trabajo en tareas que ahora son automatizadas, invertir en fidelizar clientes, mejorar la experiencia de servicio y aumentar la productividad del estudio de abogados.
¿Qué hace un software de gestión en una firma legal?
El término software es “prestado del inglés” y en castellano se traduciría como soft ‘blando’ y ware “objetos”. Este identifica a los distintos programas que usa la computadora para cumplir sus tareas.
Un software de gestión legal ayuda a organizar y digerir la información de la firma, para que sea más fácil de administrar, acceder y sacarle provecho a los datos.
Con un mejor control de la información, el equipo de la empresa está más preparado para cumplir con las responsabilidades legales en nombre de los clientes.
Para esto, hay muchas opciones cuando se trata de software de gestión legal. Lo más importante es evaluar las alternativas, ya que de acuerdo con las necesidades de la empresa convendrá uno u otro.
Ejemplos de software de gestión gratis y de pago
Casetracking
Casetracking es un software que permite realizar una mejor ejecución de las tareas y una administración más eficiente del tiempo de todo un equipo.
Entre sus funciones, destaca la actualización automática de información relacionada a los juicios, gracias a que está sincronizado con el Poder Judicial. Emite notificaciones y advierte sobre cambios en el caso. De esta manera es más sencillo la gestión y seguimiento de los casos judiciales.
También, el equipo puede hacer modificaciones, crear tareas e informar a los clientes sobre el uso de los recursos.
Existe un demo gratuito para probar todas las funcionalidades de Casetracking por un tiempo limitado. Es una buena oportunidad de experimentar los avances del software y animarse a implementarlo.
TimeBillingX
Este software de gestión para firmas de abogados ofrece funcionalidades inteligentes para las firmas de abogados, como la gestión del proceso de facturación, el análisis de datos y el registro de horas. Éste último permite analizar el estado de la firma, considerando datos como la productividad de los integrantes del equipo y la optimización de recursos.
A esta plataforma se puede ingresar por tres vías: desde su aplicación móvil, por el sitio web o por la aplicación de escritorio.
Lo más recomendable es agendar una demostración con el equipo para visualizar los cambios positivos que puede experimentar la firma. Como en CaseTracking, TimeBillingX es gratis por tiempo limitado.
Quipu
Convertir la firma en una empresa innovadora que ofrezca un servicio moderno, eficiente e inteligente es posible con este software. En parte, porque automatiza procesos manuales dentro del despacho, como la revisión de facturas y la recolección de información para los casos. Así el equipo tendrá mayor energía y más tiempo de dedicación a las asesorías con los clientes.
Al ingresar a la plataforma es posible visualizar las tareas que hay que realizar para estar al día con cada caso. Se procesa la documentación de manera ágil y es posible sincronizar de forma online la información de los clientes al sistema de contabilidad. Esta solución también ofrece una prueba de 15 días de forma gratuita.
Sendinblue
La comunicación con los clientes es esencial y para crear una base de datos siempre es conveniente aprovechar un software. Sendinblue es una herramienta muy completa para el manejo de base de datos, newsletters, Landing page, anuncios de Facebook, testeo A/B y otras tareas de marketing. La cuenta gratuita incluye las opciones de contactos ilimitados y el envío de hasta 300 email por día, lo que es bastante óptimo para iniciar.
Otras de sus posibilidades es la recolección de los contactos a través del sitio web de la firma. Se pueden añadir manualmente o importarlos desde otra plataforma de email marketing.
La versión de pago de Sendinblue está desde 24.00 pesos. De todas maneras, para probar sus funciones, existe una prueba gratuita.
Gedex
La versión gratuita dispone funciones para actualizar el expediente, los trámites y visibilizar con facilidad los datos del perfil de cualquier cliente.
De esta forma, es posible observar de forma rápida el estado general de la firma, el avance de las tareas y los plazos que tienen los abogados para cumplirlas.
Timify
Las herramientas gratuitas de este software ofrecen la posibilidad de llevar un calendario compartido que se actualiza en tiempo real y está sincronizado para evitar problemas de citas duplicadas.
Es útil en una firma de abogados para gestionar las horas de trabajo del equipo y coordinar las reservas, además, funciona para que los clientes reserven los servicios de su abogado de forma rápida, sencilla y virtual.
Usando los principales software de gestión para abogados una firma logrará prestar un servicio eficiente y mejorar la productividad de su equipo.
